Вы знаете, сколько времени Вы тратите на «поглотителей времени»? На управление? На коммуникации?

Одна компания на еженедельные совещания руководства потратила 7 000 часов в год для участников и 300 000 часов на процесс подготовки к проведению совещаний.

Немало, правда?

А вот еще некоторые факты от компании Bain & Company:

• 1 день в неделю уходит на электронные коммуникации;

• 2 дня в неделю тратятся на личные встречи с тремя и более коллегами;

• > 1000 часов в год теряются на ответы на электронную почту и нахождение на непродуктивных совещаниях;

• 15% коллективного времени тратится на собрания в организации, число которых неуклонно растет с 2008 года;

• 30 000 в год внешних коммуникаций у руководителя компании (вместо 1000 в 1970-х годах);

• на 8% увеличиваются затраты на совещания, если встреча начинается хотя бы на 5 минут позже;

• > 3 писем за каждые 30 минут было в среднем отправлено каждым 5-м участником встречи (эксперимента). Это привело к тому что 20% встречи была растрачена на непродуктивную деятельность.

Ранее в наших работах мы также приводили результаты исследования компании Yammer, Inc. об эффектах внедрении корпоративных соц.сетей:

• на 39% больше горизонтальных связей

• на 25% быстрее адаптация новых сотрудников

• на 29% больше коммуникаций с топ-менеджментом

• на 34% меньше времени на поиск экспертов и информации

• на 27% меньше переписки по e-mail

• на 26% меньше совещаний

• на 24% меньше времени на командировки

• на 27% меньше дублирования задач

• на 32% больше идей, сгенерированных внутри компании

• на 23% больше успешных задач

• на 32% быстрее получение ответов на вопросы

• на 37% выше продуктивность совместной работы в проектах

• на 30% выше удовлетворённость сотрудников

Все эти цифры очень огорчают современных руководителей.

Исследования Bain & Company выделяют восемь смертных грехов управления временем и их лечение:

1. Неразбериха в корпоративных порядках. Нужно сделать их понятными и избирательным, чтобы все знали, как использовать дополнительное время, и какие задачи могут быть отложены.

2. Подход к планированию «Свободного времени». «С нуля» создать запас времени и управлять им строго, как капиталом.

3. Мышление «Давайте начнем проект». Требуется бизнес составляющая для любого нового проекта.

4. Процесс «Сгущение промежутков». Упростите организацию. Больше менеджеров и уровней организации отнимают больше времени и создает больше работы для других.

5. Принцип «Любой может запланировать». Создайте линейный орган, который может звонить и назначать встречи.

6. Решение принятое или решение «темное»? Управление принятием решений – не матрица, это – стандартизация процесса.

7. Время встречи – не свободное время. Наладьте дисциплину, требуя четкой повестки дня, предварительной подготовки, своевременного старта. Когда это возможно, закончите раньше.

8. Куда ушло время? Отслеживать продолжительность встречи, посещаемость и объем почты для оценки производительности. Что не отслеживается – не может быть измерено.

Однако все равно большинство компаний не имеет возможности оценить, насколько много их руководители и другие сотрудники попусту тратят свое время, потому что они все равно не отслеживают и измеряют данные показатели.

Внедряйте современные инструменты групповой работы и эффективно используйте тайм-менеджмент!

С уважением,

Команда NOVUS-KM

#Кейс #АдаптивныйкейсменеджментACM #Принципыуправлениязнаниями