8 смертных грехов тайм-менеджмента
Вы знаете, сколько времени Вы тратите на «поглотителей времени»? На управление? На коммуникации?
Одна компания на еженедельные совещания руководства потратила 7 000 часов в год для участников и 300 000 часов на процесс подготовки к проведению совещаний.
Немало, правда?
А вот еще некоторые факты от компании Bain & Company:
1 день в неделю уходит на электронные коммуникации;
2 дня в неделю тратятся на личные встречи с тремя и более коллегами;
> 1000 часов в год теряются на ответы на электронную почту и нахождение на непродуктивных совещаниях;
15% коллективного времени тратится на собрания в организации, число которых неуклонно растет с 2008 года;
30 000 в год внешних коммуникаций у руководителя компании (вместо 1000 в 1970-х годах);
на 8% увеличиваются затраты на совещания, если встреча начинается хотя бы на 5 минут позже;
> 3 писем за каждые 30 минут было в среднем отправлено каждым 5-м участником встречи (эксперимента). Это привело к тому что 20% встречи была растрачена на непродуктивную деятельность.
Ранее в наших работах мы также приводили результаты исследования компании Yammer, Inc. об эффектах внедрении корпоративных соц.сетей:
на 39% больше горизонтальных связей
на 25% быстрее адаптация новых сотрудников
на 29% больше коммуникаций с топ-менеджментом
на 34% меньше времени на поиск экспертов и информации
на 27% меньше переписки по e-mail
на 26% меньше совещаний
на 24% меньше времени на командировки
на 27% меньше дублирования задач
на 32% больше идей, сгенерированных внутри компании
на 23% больше успешных задач
на 32% быстрее получение ответов на вопросы
на 37% выше продуктивность совместной работы в проектах
на 30% выше удовлетворённость сотрудников
Все эти цифры очень огорчают современных руководителей.
Исследования Bain & Company выделяют восемь смертных грехов управления временем и их лечение:
Неразбериха в корпоративных порядках. Нужно сделать их понятными и избирательным, чтобы все знали, как использовать дополнительное время, и какие задачи могут быть отложены.
Подход к планированию «Свободного времени». «С нуля» создать запас времени и управлять им строго, как капиталом.
Мышление «Давайте начнем проект». Требуется бизнес составляющая для любого нового проекта.
Процесс «Сгущение промежутков». Упростите организацию. Больше менеджеров и уровней организации отнимают больше времени и создает больше работы для других.
Принцип «Любой может запланировать». Создайте линейный орган, который может звонить и назначать встречи.
Решение принятое или решение «темное»? Управление принятием решений – не матрица, это – стандартизация процесса.
Время встречи – не свободное время. Наладьте дисциплину, требуя четкой повестки дня, предварительной подготовки, своевременного старта. Когда это возможно, закончите раньше.
Куда ушло время? Отслеживать продолжительность встречи, посещаемость и объем почты для оценки производительности. Что не отслеживается – не может быть измерено.
Однако все равно большинство компаний не имеет возможности оценить, насколько много их руководители и другие сотрудники попусту тратят свое время, потому что они все равно не отслеживают и измеряют данные показатели.
Внедряйте современные инструменты групповой работы и эффективно используйте тайм-менеджмент!
С уважением,
Команда NOVUS-KM
#Кейс #АдаптивныйкейсменеджментACM #Принципыуправлениязнаниями