• Timur

Интервью как инструмент сохранения знаний


У Knoco блоги ведет не только Ник Милтон. ))) Том Янг рассказывает о том, как удержать знания на уровне компании.

Удержание знаний (иначе известное как «Сбор знаний» - Knowledge Harvesting) - это ответ на риск потери важных знаний, когда опытные сотрудники в силу возраста покидают вашу организацию. В традиционном производстве и технике он обусловлен стареющей рабочей силой и нехваткой новых выпускников инженерных специальностей. В одних отраслях эту проблему называют «Большая смена вахты», в других – «Большая смена экипажа». В Китае политика единственного ребенка означает, что уровень замещения не соответствует уровню выхода на пенсию. В Южной Африке законодательство о справедливости в сфере занятости означает, что многие старые и знающие люди уходят на пенсию, чтобы освободить место для молодой рабочей силы.

Чтобы снизить риск утраты критических знаний, необходимо выстроить процесс их удержания. Этот процесс содержит следующие элементы: • Определение критически важных знаний • Приоритизация (по рискам утраты) ключевых обладателей знаний • Интервьюирование сотрудников с целью выявления ключевых глубоких знаний • «Упаковка знаний» для многоразового дальнейшего использования

Для обеспечения постепенной и планомерной передачи критических знаний программу сохранения знаний необходимо выстраивать стратегически и систематически, вводя отдельные мероприятия в коучинг и процессы, происходящие в профессиональных сообществах. Однако, как правило, в компании считают, что единственный возможный ответ на потребность в удержании знаний заключается в том, чтобы провести интервью (Retention interview).

Интервью - самый эффективный способ «захвата» знаний у человека. Собеседование - это форма диалога - процесс вопросов и ответов, который продолжается до тех пор, пока собеседник не почувствует, что они достигли основных знаний, выраженных в качестве будущих рекомендаций, основанных на проверенных данных.

У кого брать интервью? Причины собеседования по «сбору урожая» могут быть разными: опытный сотрудник уходит из компании (по разным причинам), или становится экспертом, обладающим знаниями, которые требуются другим, или просто появилась необходимость получения знаний, которыми обладает тот или иной работник компании.

Организация интервью

Вам нужно спокойное место, где вас никто не потревожит. Пустая переговорная комната или тихая комната в доме собеседника были бы идеальным вариантом. Удостоверьтесь, что дверь закрыта, что никакие телефонные звонки не будут пропущены, и что любые шумные вентиляторы или кондиционеры отключены. Вам может потребоваться настроить записывающее оборудование и видеооборудование, а также проверить звук. Прежде чем начинать официальное интервью пообщайтесь неформально. Объясните еще раз, кто вы, почему вы там, и что будет происходить дальше. Подтвердите, что ваш собеседник будет иметь возможность редакционного контроля над тем, что будет опубликовано. Убедите его в том, что интервью – это просто беседа, а запись (аудио или видео) предназначена лишь для фиксации и расшифровки.

Проведение интервью

Начните процесс, помогая собеседнику вспомнить конкретные успехи или неудачи в своей карьере. Эти моменты, как правило, являются отправными точками для получения как положительного, так и отрицательного опыта и критических знаний. Спросите: «Каковы были ключевые факторы, которые сделали это успешным?» или «Что было главным, что разочаровало вас в этом процессе?» Пока собеседник отвечает, зафиксируйте основные моменты, потому что вы будете возвращаться к ним по мере продвижения интервью. На этом этапе полезными могут быть следующие вопросы: «Каковы были наиболее важные факторы успеха/ провала?», «Расскажите мне об этом опыте», «Какие были аварии, несчастные случаи, неудачи?» и т.п.

После того, как вы определили некоторые успехи или факторы успеха, необходимо приступить к изучению конкретных повторяющихся причин успеха. Например, вы можете сказать: «Одним из факторов успеха, о которых вы говорили, была работа в команде. Можете ли вы рассказать мне, как удалось достичь слаженности работы в команде?» Другие полезные вопросы: «В чем причина того, что ваша совместная работа была настолько успешной?» или «Что вы посоветовали бы сделать для обеспечения хорошей коллективной работы тому, кто начинает аналогичный проект?»

Аналогичные вопросы - и в отношении проблем и разочарований: «Одна из основных проблем, о которых вы говорили, это плохие отношения с основным поставщиком. Почему, на ваш взгляд, эти отношения были настолько плохими?», «Что точно пошло не так и почему?» или «Если бы вы завтра начали тот проект, что бы вы сделали по-другому, чтобы улучшить отношения?»

Будьте готовы к тому, что по ходу интервью могут развиваться новые направления обсуждения, которые вы не планировали. Не стоит довольствоваться общими ответами, добивайтесь деталей: вам нужны рекомендации для тех, кто будет впоследствии выполнять аналогичную работу, поэтому вам необходимо получать подробную информацию. Кроме того, стоит потратить время на фиксирование перечня документов, которыми руководствовался собеседник в своей работе, ключевых контактов и структуры рабочего времени.

Завершите интервью, попросив визави обобщить основные уроки: «Подводя итог тому, что мы сегодня обсуждали, на какие основные моменты следует обратить внимание, начиная аналогичный проект?» Этот раздел интервью однозначно стоит записать в форме аудио или видеофайла. Вы можете дать собеседнику пару минут собраться с мыслями и подготовиться, прежде чем запускать камеры.

Лучший способ передачи знаний - это рассказ практика. Обратите внимание: реальной альтернативы аудио-фиксации интервью нет. Удостоверьтесь, что у вас есть резервная копия - либо записанные по ходу интервью заметки (стенограмма), либо альтернативная форма записи, такая как видео или даже оба. Всегда запрашивайте разрешение собеседника перед проведением записи.

По окончании интервью у вас должно быть огромное количество информации для создания знаниевого актива компании. Имейте в виду, что превращение полученного материала в объект знаний, пригодный для повторного использования, займет в 2-5 раз больше времени, чем собственно процедура проведения и записи интервью.

P.S. От себя могу добавить, что времени реально может уйти достаточно. По консультационному опыту помню, что записывали интервью на диктофон. Расшифровка записи обычно требовала раз в 10 больше времени, чем длилась сама запись. Так что оценка "в 2-5 раз" - достаточно оптимистичная. )))

#удержаниезнаний #управлениезнаниями #knowledgemanagement

Просмотров: 22

© 2010-2020 Новус-КМ, брэнд ООО "Эмили Консалтинг"

  • Grey LinkedIn Icon
  • Grey Facebook Icon
  • Grey Vkontakte Icon
  • Grey Google+ Icon
  • Grey YouTube Icon