Извлеченные уроки


Извлеченные уроки (Lessons Learned, Lesson Learning) – это, по сути, опыт, полученный в результате реализации проекта или задачи. Опыт может быть положительный или отрицательный. Если на основе опыта формируются рекомендации и происходят улучшения, то этот процесс можно назвать «обучение на основе опыта». Мы учимся на опыте. Если же обучения не происходит, то мы «наступаем на грабли».

Опытное знание (опыт) — это знания, умения и навыки, приобретённые в процессе переживаний, впечатлений, наблюдений, практических действий, в отличие от знания, достигнутого посредством умозрительного абстрактного мышления. Это ценный актив как человека, так и организации – опыт ее сотрудников. И если организация хуже, чем ее конкуренты управляет подобным типом знаний, то она очень быстро утратит свои конкурентные преимущества.

К сожалению, в российской практике менеджмента этот инструмент не имеет широкого распространения. Может, в том числе поэтому, российские компании проигрывают в конкурентной борьбе своим зарубежным коллегам?

Извлеченные уроки — это, пожалуй, самый лучший инструмент для повышения эффективности проектов. Так, по данным Кноко, качественно построенное извлечение уроков и обучение на опыте дает такие результаты:

  • 12% - экономия затрат;

  • 17% - экономии времени.

И это данные, полученные от компаний – лидеров в своих сферах. Это результаты, в том числе, извлечённых уроков по строительным проектам, по крупному капитальному строительству.

Что значит «качественно построенный процесс» извлечения уроков? Разберем немного подробнее. Ниже краткое обобщение нашего опыта реализации проектов по извлеченным урокам для таких компаний как: Азиатский банк развития (Asian Development Bank); Всемирный банк (World Bank); Tetra Pak; Astra Zeneca; BP plc; Nexen; British Gas; Enter Engineering.

Процесс извлечения уроков представлен на рисунке 1.

Идентификация уроков. «Анализ результатов» (еще иногда называется «Разбор полетов») является одним из наиболее эффективных процессов для идентификации и обсуждения уроков из проекта. Корректно управляемое обсуждение выявляет ключевые знания и опыт, накопленные группой, и определяет уроки для будущего повторного использования. Анализ проводится сразу после завершения проекта, либо после знаковой вехи. Продолжительность варьируется в зависимости от количества человек, от масштаба и сложности проекта. Длительность может быть от 30 минут до часа для короткого, простого проекта, или день, или несколько дней, для большого или сложного проекта. Обсуждение каждого проекта/конкретного кейса должно соответствовать приведенной ниже структуре.

  • Что было запланировано?

  • Что на самом деле произошло?

  • Какие коренные причины?

  • Какие рекомендации для будущих проектов?

  • Какие изменения необходимо предпринять для внедрения уроков?

Мы видим, что структура содержит в себе извлеченные уроки проекта и рекомендации.

Правила формулирования проблем (блоки: название урока, что было запланировано и как произошло по факту):

  • Понятность. Формулировка проблемы должна быть максимально понятна всем заинтересованным сторонам.

  • Безоценочность. Избегайте в формулировке оценочных прилагательных или наречий, таких как «высокий/низкий», «хорошо/плохо», «эффективный/неэффективный» и т.п.

  • Соответствие зоне влияния. Следите за тем, чтобы проблема оставалась в зоне вашего влияния. При выходе из зоны влияния необходимо изменить формулировку проблемы.

Согласно концепции Lean Six Sigma в процессах любой организации выделяются следующие виды потерь:

  • Брак. Ошибки в документах или отчетах, нарушение условий предоставления услуги, дефекты в продукции.

  • Лишние движения. Лишние действия сотрудников на рабочем месте в процессе, в поисках инструкций и инструментов.

  • Ожидание. Ожидание информации, очередь на выполнение работы, вынужденные простои в ожидании работы.

  • Лишние перемещения. Нерациональные маршруты движения сотрудников, товаров, документов.

  • Потери интеллекта. Выполнение функций, не соответствующих квалификации специалиста. Например, предоставление справок по телефону, выполнение работы за подчиненных.

  • Перепроизводство. Подготовка лишних отчетов, по которым отсутствуют управленческие решения.

  • Лишние запасы. Хранение материалов сверх необходимого количества, списанного оборудования, архивных документов.

  • Лишняя обработка. Ненужное клиенту процесса качество/количество продукта или услуги, дублирование информации.

Компания Новус-КМ скоро представит приложения для Битрикс24, с помощью которого можно будет извлекать уроки.

Документирование и хранение. Это фактически реестр извлеченных уроков или база знаний по урокам. Здесь применимы рекомендации по аналогии ко всем видам подобных баз: быстрота поиска, тэги, наглядность и т.д.

Курирование и синтез. Управление уроками, между их документацией в отчетах и их повторным использованием в других проектах, может включать три вида деятельности:

  • Уведомление. Уроки могут быть направлены непосредственно людям, которые должны их видеть (например, подписаны на уроки по определенной дисциплине). Также тем сотрудникам, которые должны выполнить изменения (улучшения) по результатам урока. После выполнения улучшений урок можно считать “закрытым” и удалить (заархивировать) из базы данных уроков.

  • Курирование банка уроков. Библиотекарь курирует коллекцию книг в библиотеке, архивариус музея курирует коллекцию окаменелостей, картин или исторических объектов. Аналогичным образом, сообщество профессионалов может курировать набор документов, а группа управления уроками может курировать набор уроков; обеспечивая их качественное описание, метаданные и актуальность уроков.

  • Обобщение опыта. Синтез, обобщение и документирование знаний, создают новое содержание и методические документы на основе существующих документов и на базе существующих уроков.

Доступ к урокам и их применение. В ведущих самообучающихся организациях, где уроки встроены в организационный процесс, поиск и повторное использование уроков не является проблемой, потому что, если люди следуют общим практикам выполнения задач, они используют «встроенные» в бизнес-процессы извлеченные уроки.

Важно разработать эффективную систему мотивации. Наиболее эффективной, по нашему опыту, является нематериальная мотивация в виде признания.

Пример лучшей практики награждения за создание и применение уроков (на основе опыта Syngenta):

  • «Щедрость» – за то, что поделился ценным уроком

  • «Эффективность» – за то, что применил урок на практике

  • «Смелость» – за то, что поделился уроком провального проекта

  • «Творчество» – за создание урока на базе знаний профессионального сообщества

На этом пока все. Если Вам тема интересна, пишите в комментариях.


Просмотров: 0

© 2010-2020 Новус-КМ, брэнд ООО "Эмили Консалтинг"

  • Grey LinkedIn Icon
  • Grey Facebook Icon
  • Grey Vkontakte Icon
  • Grey Google+ Icon
  • Grey YouTube Icon