• Timur

6 шагов на пути к сохранению знаний (knowledge retention)

Процесс сохранения знаний включает в себя 6 стандартных шагов.

Во многих организациях ключевые знания сохраняются в головах у немногочисленной группы стареющих экспертов, а когда они уходят на пенсию, эти знания теряются. В некоторых европейских организациях в течение следующего десятилетия до 50% корпоративных знаний будет утеряно в результате всплесков рождаемости. Если не принять меры, в организации разовьётся что-то вроде «корпоративной болезни Альцгеймера», в результате чего компания начнёт постепенно терять свой интеллектуальный потенциал до тех пор, пока полностью не сможет функционировать из-за утраты критически важных знаний. Российским компаниям это ещё более актуально, я лично наблюдал, как компании авиастроения, нефтегазовой и нефтеперерабатывающих отраслей, растеряв критически важные знания, просто не могли уже вернуться на прежний уровень.


Мне нравится аналогия с пазлом. Пазл рассыпается на мелкие детали, затем детали начинают теряться, и так до тех пор, пока исходную картину уже никак нельзя будет восстановить. Сохранение знаний (knowledge retention)- это подход к решению проблемы, связанной с риском потери знаний в случае выхода на пенсию старших экспертов.  Для организаций с повышенными требованиями к надёжности функционирования такая потеря знаний представляет серьёзный риск, и проблему необходимо решать систематически и в плановом порядке. В ядерной промышленности, например, существует комплексная и должным образом задокументированная стратегия оценки риска потери знаний. Вот тут можно посмотреть этот документ https://www-pub.iaea.org/MTCD/Publications/PDF/17-35661_PUB1734_web.pdf Если у вас в компании активно используется комплексная система управления знаниями, данный риск снижается, так как экспертные знания в таком случае уже распределены в системе и доступны другим сотрудникам. Тем не менее, и в таком случае может потребоваться проведение дополнительных мероприятий хотя бы для того, чтобы зафиксировать уникальные неявные знания наиболее опытных экспертов. Например, одна из нефтяных компаний, несмотря на принятый и встроенный в корпоративную деятельность комплексный подход к управлению знаниями, все равно проводит мероприятия по сохранению знаний примерно 5% сотрудников, уходящих в отставку, чтобы зафиксировать крупицы неявных знаний, которые, возможно, на текущий момент ускользнули из системы.

Если в работу вашей организации не встроена система управления знаниями, сохранение знаний становится просто жизненной необходимостью.

6 шагов


1. Оцените риск потери знаний в результате отставки сотрудников и определите высококвалифицированных экспертов, к которым необходимо обратиться. У вас не хватит ресурсов, чтобы сохранить знания всех экспертов, поэтому вам необходимо найти метод для определения сферы, для которой риск потери наиболее значителен. Подход, который используется для такого отбора в ядерной промышленности, так же хорош, как и любой другой (хотя вариантов достаточно), и вам или вашему отделу кадров необходимо проводить такую приоритизиацию на регулярной основе.


2. Вовлеките экспертов и их руководителей в процесс сохранения знаний. Должным образом произведённое сохранение знаний - ресурсоёмкий процесс; следовательно, как эксперт, так и его непосредственный руководитель должны понимать ход такого процесса, должны осознавать важность сохранения знаний и риски, связанные с потерей знаний, а также должны быть согласны с тем, что придётся выделить для участия в данном процессе определённую часть своего рабочего времени. Если система УЗ в компании находится на начальной стадии развития, данный шаг имеет решающее значение и требует много разъяснений. Как только система УЗ будет внедрена в деятельность организации, а сохранение знаний станет рутиной для сотрудников, данный шаг начнёт приносить значительные плоды; для его осуществления будет требоваться только взаимное согласие между всеми сторонами. На этом этапе также необходимо назначить координатора для работы с экспертом и по возможности определить преемника, которому будут переданы знания.


3. Спланируйте процесс сохранения знаний. Даже после того, как вы определили специалиста, чьи знания необходимо передать, вам необходимо приоритизировать темы знаний. Это необходимо для того, чтобы сфокусироваться на темах, которые являются уникальными для эксперта и имеют решающее значение для будущего функционирования организации. Координатор (и другие сотрудники) вместе с экспертом составляют карту тем, которыми владеет эксперт, расставляют приоритеты, а затем принимают решение о том, как конкретная тема будет сохранена и передана.


4. Проведите мероприятия по сохранению знаний. Это должна быть серия мероприятий, чтобы удостовериться, что знания переданы преемнику (если преемник определён), а также что такие знания задокументированы в форме руководства, историй, процедур, инструкций и обучающего материала, насколько это возможно. Мероприятия могут включать следующее:

  • Инструктаж и наставничество для преемника посредством выполнения рабочих задач, в ходе чего преемник ведёт журнал записей с указанием изученного материала;

  • Интервью по сохранению знаний;

  • Публичные выступления эксперта, их запись;

  • Анализ и разбор принципиальных решений;

  • Комментирование рабочего процесса;

  • Фиксация извлечённых уроков;

  • Сессии по лучшим практикам;

  • Формирование пользовательского контента в виде курсов, тренингов, статей, кейсов;

  • и многое другое.


5. Задокументируйте и структурируйте знания. Хотя в ходе упомянутых выше мероприятий большая часть знаний будет передана преемникам и другим сотрудникам напрямую, многое из переданного можно также сохранить в форме аудио-, видео- и текстовых записей. Координатору и/или преемнику нужно будет синтезировать такие первоисточники в полезную и практичную форму - ресурс знаний для дальнейшего обращения или использования в качестве обучающего материала, или, например, в виде серии вики-статей.


6. Внедрите задокументированные знания в базовую структуру знаний в организации. Ошибкой будет создать обособленный ресурс знаний, основанный исключительно на знаниях, полученных от одного-единственного эксперта. Правильнее всего - распределить и внедрить такие знания в существующую структуру знаний организации - вики, порталы сообществ, обучающие сайты и так далее. Знания необходимо интегрировать в систему уже имеющихся знаний и разместить их в специальном месте, куда сотрудники смогут обращаться в поисках необходимых им знаний.


Эти шаги, при тщательном и плановом их выполнении, помогут обратить внимание на риск потери знаний и предотвратить развитие «корпоративной болезни Альцгеймера».



Сохранение знаний (Knowledge Retention)

Просмотров: 13

© 2010-2020 Новус-КМ, брэнд ООО "Эмили Консалтинг"

  • Grey LinkedIn Icon
  • Grey Facebook Icon
  • Grey Vkontakte Icon
  • Grey Google+ Icon
  • Grey YouTube Icon